1. Dopuszcza się uproszczoną procedurę weryfikacji rynku (bez konieczności jej dokumentowania) w przypadku zakupów do kwoty 3 500 PLN, w której rozpoznania można dokonać telefonicznie, przez portal internetowy lub w inny dowolny sposób; w takich przypadkach na dokumencie potwierdzającym zakup nalezy umieścić oświadczenie zamawiającego: „Przed realizacją zamówienia dokonano weryfikacji rynku” lub uzasadnić wybór danego wykonawcy.

2. W przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty 20.000 PLN nie ma obowiązku sporządzania wniosku do Działu Zamówień Publicznych. Dokumentację z przeprowadzonego rozeznania rynku należy dołączyć do dokumentu potwierdzającego zakup. Dopuszcza się możliwość rozeznania rynku przez: zebranie ofert w postaci wydruków ze stron internetowych, katalogów, e-maili itp. od co najmniej trzech wykonawców, o ile liczba wykonawców na rynku nie jest ograniczona lub należy uzasadnić wybór konkretnego dostawcy.

3. Jeżeli wartość zamówienia przekracza 20.000 PLN, przed złożeniem wniosku do Działu Zamówień Publicznych wnioskodawca zobowiązany jest do przygotowania zaproszenia do złożenia ofert zawierającego co najmniej szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, jego zakres, termin realizacji, warunki płatności, termin i miejsce składania ofert oraz do przedstawienia go co najmniej trzem wykonawcom prowadzącym działalność o profilu i zakresie pozwalającym na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, z zachowaniem zasad zdrowej konkurencji i równego traktowania wykonawców lub do uzasadnienia wyboru konkretnego dostawcy. W sytuacji, gdy specyfika i charakter zamówień wymagają zawarcia pisemnej umowy (na przykład: usługi wydawnicze, zakup praw autorskich, usługi projektowe, zakup programów i licencji, sprzętu o znacznej wartości itp.) do zaproszenia zaleca się dołączyć zaopiniowany przez Zespół Radców Prawnych UJ, projekt umowy lub jej istotne postanowienia, chyba że projekt jest wzorem stanowiącym załącznik do zarządzenia lub wcześniej zaakceptowanym przez Zespół Radców Prawnych UJ.

Zaproszenie należy przygotować w formie pisemnej i skierować do wykonawców drogą tradycyjną lub elektroniczną . Odpowiedzi na zaproszenie powinny zostać złożone pisemnie i przesłane drogą tradycyjną lub elektroniczną.

Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia pisemnego protokołu (wzór nr 3) zawierającego wskazanie wybranego dostawcy wraz z uzasadnieniem wyboru. Protokół należy załączyć do wniosku. Jeśli zamówienie może być wykonane tylko przez jednego dostawcę, nie ma konieczności dołączania protokołu, ale niezbędne jest uzasadnienie zlecenia realizacji zamówienia temu wykonawcy.

4. Wszelkie zakupy których szacunkowa wartość przekracza kwotę 30 000 euro netto finansowane ze środków publicznych, realizowane są przy współudziale DZP na zasadach i w trybie określonym w ustawie PZP albo w ustawie o zasadach finansowania nauki z wyjątkiem zamówień wyłączonych z zakresu zastosowania ustawy PZP.

5. Jeżeli wydatki następują z projektów finansowanych lub współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych np. Unii Europejskiej, grantów itd. w których przewidziano inne regulacje dotyczące procedur wydatkowania środków i ich dokumentowania, stosuje się zasady ujęte w tych regulacjach.